Mandat plateforme agréée : préparez votre SIREN et vos documents avant de choisir
Pour activer une plateforme agréée de facturation électronique, il ne suffira pas toujours de cliquer sur un bouton. Selon l’outil choisi, il faudra souvent signer un mandat ou un accord formel, vérifier les informations de l’entreprise et préparer votre numéro SIREN.
Pourquoi un mandat sera demandé pour activer une plateforme agréée ?
Avec la facturation électronique, les entreprises devront passer par une plateforme agréée pour émettre, transmettre et recevoir leurs factures électroniques. Ces plateformes jouent un rôle central : elles assurent la circulation des factures, l’extraction des données utiles et la transmission des informations nécessaires à l’administration.
Mais une plateforme ne doit pas être désignée au hasard. Lorsqu’une entreprise choisit une plateforme agréée, il faut que cette désignation soit claire, autorisée et rattachée à la bonne entreprise. C’est là qu’intervient le mandat ou l’accord formel.
Selon la plateforme choisie, il peut s’agir d’un mandat électronique, d’un accord formel, d’une procédure d’activation ou d’une validation par le représentant légal. Le principe reste le même : la plateforme doit pouvoir prouver qu’elle agit bien pour l’entreprise concernée.
Le mandat n’est pas un détail administratif. Il sert à désigner officiellement la plateforme qui recevra ou traitera les factures électroniques de votre entreprise.
Pourquoi votre numéro SIREN est indispensable
Le numéro SIREN permet d’identifier votre entreprise. Dans la réforme de la facturation électronique, il devient un repère essentiel pour rattacher votre entreprise à la bonne plateforme et permettre le routage des factures.
Quand un fournisseur devra vous envoyer une facture électronique, il ne cherchera pas seulement votre adresse e-mail. Le circuit reposera sur l’identification de votre entreprise et sur la plateforme que vous aurez désignée pour recevoir vos factures.
Plusieurs éditeurs expliquent d’ailleurs ce lien entre SIREN, plateforme et routage. Pennylane indique par exemple que le SIREN permet d’identifier le dossier dans l’annuaire central et de router les factures vers la plateforme agréée choisie. Tiime explique de son côté que sa plateforme rattache la PA au SIREN de l’entreprise. Shine indique également que les fournisseurs utiliseront le SIREN pour transmettre les factures électroniques vers la plateforme choisie.
Avant d’activer votre plateforme agréée, préparez votre numéro SIREN, vérifiez qu’il correspond à la bonne entreprise et assurez-vous que les informations de votre structure sont exactes.
Quels documents et informations préparer avant de signer ?
Les informations demandées peuvent varier selon la plateforme, le statut de l’entreprise et le parcours d’inscription. Mais dans la plupart des cas, il est préférable de préparer un petit dossier avant de commencer.
| Élément à préparer | Pourquoi c’est utile | À vérifier |
|---|---|---|
| Numéro SIREN | Identifier l’entreprise dans le circuit de facturation électronique. | Ne pas confondre SIREN et SIRET. |
| Raison sociale ou nom de l’entreprise | Vérifier que la plateforme rattache le mandat à la bonne structure. | Comparer avec l’extrait INSEE ou les informations officielles. |
| Adresse de l’entreprise | Confirmer les informations administratives du dossier. | Mettre à jour si l’adresse a changé. |
| Identité du représentant légal | Signer le mandat ou valider l’accord formel au nom de l’entreprise. | La personne doit avoir qualité pour agir. |
| Pièce d’identité | Peut être demandée selon le parcours, notamment pour certains comptes pro ou contrôles d’identité. | Ne jamais l’envoyer par e-mail à un interlocuteur douteux. |
| Adresse e-mail fiable | Recevoir les liens de signature, notifications et confirmations. | Utiliser une adresse consultée régulièrement. |
| Accès à votre outil de facturation ou comptable | Configurer la réception, l’émission ou la connexion avec vos factures. | Vérifier les droits d’accès et les autorisations. |
Ne transmettez jamais une pièce d’identité, un mot de passe ou un accès sensible à partir d’un lien reçu dans un message suspect. Passez toujours par le site officiel de la plateforme ou par un espace sécurisé.
Comment se passe la signature du mandat ?
Dans la plupart des parcours modernes, la signature se fait en ligne. Vous sélectionnez ou activez votre plateforme agréée, vous vérifiez les informations de votre entreprise, puis vous signez électroniquement le mandat ou l’accord formel.
Le détail peut varier selon les plateformes. Chez Pennylane, les ressources d’aide évoquent la signature d’un mandat pour désigner Pennylane comme plateforme agréée, y compris dans le cadre d’un cabinet qui accompagne ses clients. Tiime parle d’un accord formel prérempli avec les informations connues comme le SIREN et l’adresse, puis d’une activation une fois le mandat signé. Shine indique de vérifier les informations de l’entreprise et de signer le mandat lors de l’activation.
1. Choisir la plateforme
Vous décidez quelle plateforme agréée recevra ou traitera vos factures électroniques.
2. Vérifier l’entreprise
Vous contrôlez le SIREN, la raison sociale, l’adresse et les informations du représentant légal.
3. Signer le mandat
Vous validez électroniquement l’accord permettant à la plateforme d’être désignée pour votre entreprise.
4. Attendre la confirmation
La plateforme confirme l’activation ou la mise à jour de votre rattachement dans le circuit de facturation.
Quel lien avec l’annuaire de la facturation électronique ?
L’annuaire de la facturation électronique sert à identifier les entreprises concernées et leur plateforme de réception. C’est un élément central pour que les factures arrivent au bon endroit.
Quand une entreprise choisit une plateforme agréée, cette information doit être prise en compte pour permettre le bon routage des factures électroniques. C’est pour cela que le SIREN est si important : il permet d’identifier l’entreprise et de rattacher la bonne plateforme au bon destinataire.
En pratique, ce n’est pas seulement une formalité technique. Si votre entreprise est mal identifiée ou si la mauvaise plateforme est désignée, vos factures peuvent ne pas arriver au bon endroit ou nécessiter des corrections.
Le mandat, le SIREN et l’annuaire sont liés : ils permettent d’identifier votre entreprise, de désigner la bonne plateforme et d’orienter les factures électroniques vers le bon circuit.
Les erreurs à éviter avant de choisir votre plateforme agréée
La réforme peut donner l’impression qu’il faut agir vite. Mais agir vite ne veut pas dire signer n’importe quoi. Avant de valider une plateforme, prenez le temps de vérifier les informations essentielles.
- Signer avec une plateforme sans vérifier qu’elle est bien agréée.
- Confondre SIREN et SIRET dans le rattachement.
- Laisser une personne non autorisée signer le mandat.
- Utiliser une adresse e-mail que vous ne consultez pas.
- Oublier de prévenir votre expert-comptable.
- Choisir une plateforme uniquement parce qu’elle est gratuite, sans vérifier les fonctions utiles.
- Cliquer sur un faux e-mail ou une fausse relance imitant la DGFiP ou une plateforme.
La facturation électronique va créer beaucoup de démarches en ligne. C’est aussi un terrain favorable aux faux e-mails. En cas de doute, ne cliquez pas : retournez directement sur le site officiel de votre plateforme ou sur impots.gouv.fr.
Checklist : que préparer avant d’activer votre PA ?
Avant de signer un mandat ou d’activer une plateforme agréée, préparez ces éléments. Vous gagnerez du temps et éviterez les blocages.
| À faire | Pourquoi |
|---|---|
| Retrouver votre numéro SIREN | Il sert à identifier votre entreprise et à rattacher la plateforme. |
| Vérifier votre SIRET principal | Utile si vous avez plusieurs établissements. |
| Contrôler votre raison sociale | Pour éviter les erreurs d’identification. |
| Identifier le signataire | Le mandat doit être signé par le représentant légal ou une personne autorisée. |
| Préparer une pièce d’identité si demandée | Certaines plateformes ou comptes pro peuvent exiger une vérification d’identité. |
| Prévenir votre comptable | Pour éviter de choisir un outil incompatible avec votre organisation comptable. |
| Comparer les plateformes | Gratuité, support, réception, émission, import, exports, compte pro, accompagnement. |
Vous ne savez pas quelle plateforme choisir ?
Indépendant Conforme vous aide à comparer les plateformes agréées, comprendre le mandat à signer, préparer votre SIREN et choisir une organisation adaptée à votre activité.
L’objectif : éviter de signer dans l’urgence, choisir une solution trop complexe ou perdre du temps avec une plateforme qui ne correspond pas à vos besoins.
FAQ — Mandat plateforme agréée
Faut-il vraiment signer un mandat avec une plateforme agréée ?
Selon la plateforme choisie et le parcours d’activation, il peut être demandé de signer un mandat ou un accord formel pour désigner la plateforme qui recevra ou traitera les factures électroniques de votre entreprise.
Qui doit signer le mandat ?
Le mandat doit être signé par le représentant légal de l’entreprise ou par une personne ayant qualité pour agir en son nom. Si un cabinet comptable intervient, il doit être correctement mandaté.
Pourquoi me demande-t-on mon numéro SIREN ?
Le SIREN permet d’identifier votre entreprise dans le circuit de facturation électronique et de rattacher la bonne plateforme à la bonne structure.
Dois-je préparer ma pièce d’identité ?
Cela dépend du parcours et de la plateforme. Certaines solutions, notamment lorsqu’un compte pro ou une vérification d’identité est associée, peuvent demander une pièce d’identité. Dans tous les cas, transmettez-la uniquement dans un espace sécurisé.
Que se passe-t-il si je choisis la mauvaise plateforme ?
Il peut être possible de changer de plateforme, mais cela peut nécessiter une nouvelle désignation ou un nouvel accord formel. Il vaut donc mieux comparer avant de signer.
Est-ce que mon expert-comptable peut signer pour moi ?
Il peut intervenir s’il dispose d’un mandat régulier ou d’une autorisation lui permettant d’agir pour votre entreprise. À défaut, le représentant légal doit valider la désignation.
Que dois-je vérifier avant de cliquer sur un lien de signature ?
Vérifiez l’expéditeur, l’adresse du site, le nom de la plateforme, le SIREN concerné et ne transmettez jamais de mot de passe ou de pièce d’identité via un canal non sécurisé.
Sources utiles
- impots.gouv.fr — facturation électronique et plateformes agréées
- impots.gouv.fr — liste des plateformes agréées
- Service Public Entreprendre — annuaire de la facturation électronique
- Pennylane — inscrire Pennylane comme plateforme agréée dans l’annuaire
- Pennylane — faire signer un mandat pour désigner la plateforme agréée
- Tiime — activer Tiime comme plateforme agréée
- Shine — questions sur la facturation électronique et activation
